(16060) 611 JET-Analyse (Journal Entry Testing) - Analyse der Journalbuchungen für die Geschäftsjahre 2016-2017 sowie optional für die Geschäftsjahre 2018-2019 gemäss PS 240


5069037 SIMAP - 28.07.2016
Grund: Öffentliches Beschaffungswesen (Ausschreibung - Quelle: SIMAP)
- Verfahrensart:  Offenes Verfahren
- Auftragsart:  Dienstleistungsauftrag
- Dem WTO-Abkommen unterstellt:  Ja

1. Auftraggeber
1.1 Offizieller Name und Adresse des Auftraggebers
Bedarfsstelle/Vergabestelle
Eidgenössische Finanzkontrolle (EFK)
Beschaffungsstelle/Organisator
Eidgenössische Finanzkontrolle (EFK)
Monbijoustrasse 45
3003 Bern
Schweiz
Telefon:
Fax:
E-Mail:
URL:
1.2 Angebote sind an folgende Adresse zu schicken
Bundesamt für Bauten und Logistik (BBL)
Dienst öffentliche Ausschreibungen
Projekt (16060) 611 JET-Analyse
Fellerstrasse 21
3003 Bern
Schweiz
Telefon:
Fax: +41 58 463 26 98
E-Mail: beschaffung.wto@bbl.admin.ch
1.3 Gewünschter Termin für schriftliche Fragen
12.08.2016
Bemerkungen: Falls sich beim Erstellen des Angebotes Fragen ergeben, können Sie diese in anonymisierter Form ins Frageforum auf www.simap.ch stellen.
Zu spät eingereichte Fragen können nicht mehr beantwortet werden. Die AnbieterInnen werden per E-Mail informiert, sobald die Antworten auf www.simap.ch publiziert sind.
1.4 Frist für die Einreichung des Angebotes
Datum: 06.09.2016
Uhrzeit: 23:59
Formvorschriften: Bemerkung zur Einreichung der Angebote: Einreichungsort vgl. Ziff. 1.2 vorstehend.
a)
Bei Abgabe an der Warenannahme des BBL (durch Anbieter selbst oder Kurier): Die Abgabe hat spätestens am oben
erwähnten Abgabetermin, noch während den Öffnungszeiten der Warenannahme (08:00 - 12:00 und 13:00 - 16:00 Uhr) gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung des BBL zu erfolgen.
b)
Bei Einreichung auf dem Postweg: Massgeblich für die Fristwahrung ist der Poststempel oder Strichcodebeleg einer schweizerischen oder staatlich anerkannten ausländischen Poststelle (Firmenfrankaturen gelten nicht als Poststempel).
c)
Bei Übergabe des Angebotes an eine diplomatische oder konsularische Vertretung der Schweiz im Ausland:
Ausländische Anbieter können ihr Angebot bis spätestens am oben erwähnten Abgabetermin, noch während den
Öffnungszeiten gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung einer diplomatischen oder konsularischen Vertretung der Schweiz in ihrem Land übergeben. Sie sind dabei verpflichtet, die Empfangsbestätigung der entsprechenden Vertretung bis spätestens am Abgabetermin per Fax (Fax Nr. gemäss Ziff. 1.2 vorstehend) an die Auftraggeberin zu senden.
Die Anbieterin bzw. der Anbieter hat in jedem Fall den Beweis für die Rechtzeitigkeit der Angebotseinreichung
sicherzustellen.
Zu spät eingereichte Angebote können nicht mehr berücksichtigt werden. Sie werden an den Absender zurück gesandt.
1.5 Art des Auftraggebers
Bund (Zentrale Bundesverwaltung)
1.6 Verfahrensart
Offenes Verfahren
1.7 Auftragsart
Dienstleistungsauftrag
1.8 Gemäss GATT/WTO-Abkommen, resp. Staatsvertrag
Ja

2. Beschaffungsobjekt
2.1 Art des Dienstleistungsauftrages
EMPTY
Dienstleistungskategorie CPC: [9] Buchführung, -haltung und -prüfung
2.2 Projekttitel (Kurzbeschrieb) der Beschaffung
(16060) 611 JET-Analyse (Journal Entry Testing) - Analyse der Journalbuchungen für die Geschäftsjahre 2016-2017 sowie optional für die Geschäftsjahre 2018-2019 gemäss PS 240
2.3 Aktenzeichen / Projektnummer
(16060) 611
2.4 Gemeinschaftsvokabular
CPV: 79210000 - Rechnungslegung und -prüfung
2.5 Detaillierter Aufgabenbeschrieb
Die EFK ist verantwortlich für die externe Revision der Bundesrechnung. Hierfür prüft sie in Zusammenarbeit mit den internen Revisionen die relevanten Verwaltungseinheiten (VE) des Bundes. Die EFK ist auch Revisionsstelle von anderen Institutionen des öffentlichen Sektors, die sie nach den Grundsätzen der ordentlichen Revision prüft. Im Rahmen der Schlussrevision werden Prüfungshandlungen nach ISA 240 und Schweizer Prüfungsstandard 240 (2013) durchgeführt. Der PS gibt vor, dass Journaleinträge detailliert zu prüfen sind. Ziel der Prüfung ist es, auffällige Buchungen zu identifizieren und zu hinterfragen, die zu einer wesentlichen Falschdarstellung in den Jahresrechnungen führen könnten.

Ausschreibungsgegenstand:
Pro Rechnungsjahr 20 Analysen von SAP-Hauptbuch-Buchungen (in Einzelfällen Navision oder Oracle) nach dem Schweizerischen Prüfungsstandard PS 240 (2013) mit folgenden Tätigkeiten pro Analyse:
- Vorarbeiten zur Datenextraktion, insbesondere zur Verfügung stellen dafür benötigter Werkzeuge, Programme, o.ä. und Support der geprüften Einheiten bei deren Erstinstallation.
- Bestimmen, zusammen mit der EFK, der durchzuführenden Auswertungen bei der geprüften VE / Organisation bspw. anhand eines Analysekataloges. Die Auswahl der richtigen Auswertungen, angepasst an die geprüfte Organisation, ist zentral für den Erfolg der JET-Analysen. Für jede geprüfte Organisation kann ohne Mehrkosten eine unterschiedliche Auswahl aus dem Analysekatalog getroffen werden.
- Durchführen resp. Unterstützen der Datenextraktion. In der Mehrheit ist ein Buchungskreis betroffen. In 2 bis 3 Fällen kann es mehrere Buchungskreise (bis zu vier) geben.
- Durchführen der Analysen sowie Identifizieren und Dokumentieren der auffälligen Buchungen.
- Präsentation der Analyse-Ergebnisse und Übergabe der Analysedokumentation sowie der identifizierten auffälligen Buchungen in Form von Excel-Tabellen an die EFK resp. die IR der geprüften VE / Organisation.
- Unterstützen der EFK- resp. der IR-Prüfungsteams bei Fragen und Unklarheiten.
- Dokumentierte Löschung der analysierten Daten mit Bestätigung an die EFK. Der Rechtsdienst der EFK führt eine entsprechende Kontrolle.
- Die Prüfungen werden unter der Fachverantwortung der Auftragnehmerin nach ISA 240 und den Schweizer Prüfungsstandards 240 (PS 240) durchgeführt. Die Auftragnehmerin koordiniert ihre Revisionstätigkeiten mit der EFK. Die EFK behält sich vor, die Prüfungen zu begleiten; die Angebote sind aber nicht darauf abzustützen.
- Die Auftragnehmerin informiert die Auftraggeberin während der gesamten Durchführung der Prüfung regelmässig über den Stand der Arbeiten. Darüber hinaus beaufsichtigt die EFK die Durchführung des Auftrags.
- Die Auftragnehmerin verpflichtet sich, eine Einzelperson zu bezeichnen, welche die Arbeiten koordiniert und als Ansprechperson der EFK figuriert.
2.6 Ort der Dienstleistungserbringung
Bern, Zürich oder französischsprachige Schweiz
2.7 Aufteilung in Lose?
Nein
2.8 Werden Varianten zugelassen?
Nein
2.9 Werden Teilangebote zugelassen?
Nein
2.10 Ausführungstermin
Bemerkungen: Beginn der Arbeiten: mit Vertragsunterzeichnung
Abschluss der Arbeiten: spätestens am 31. Dezember 2018

Die Arbeiten beginnen mit der Prüfung des Jahresabschlusses 2016 im Verlauf des ersten Quartals 2017. Sie enden mit der Prüfung des Jahresabschlusses 2017 im Verlauf des ersten Quartals 2018, spätestens am 31. Dezember 2018.
Option: 4. Quartal 2018 bis zum Abschluss der Arbeiten, bis spätestens 31. Dezember 2020.

3. Bedingungen
3.1 Generelle Teilnahmebedingungen
keine
3.2 Kautionen / Sicherheiten
keine
3.3 Zahlungsbedingungen
30 Tage nach Erhalt der Rechnung, netto in CHF, zuzüglich MwSt. Korrekte Rechnungsstellung mittels E-Rechnung vorausgesetzt. Informationen der Bundesverwaltung zur E-Rechnung sind abrufbar unter:
www.bbl.admin.ch - Rubrik Das BBL - E-Rechnung
3.4 Einzubeziehende Kosten
Alle Preisangaben sind in Schweizer Franken (CHF) und exkl. MWST auszuweisen. In den Preisangaben exkl. MWST sind die Honorare, Zeit für Arbeitswege, Spesen aller Art (Reisen, Unterhalt usw.) sowie Versicherungen, Sozialversicherungsbeiträge usw. enthalten.
3.5 Bietergemeinschaft
Sind zugelassen. Nimmt die Anbieterin als Bietergemeinschaft am Verfahren teil, muss sie eine Unternehmung bezeichnen, die die Federführung (Stellvertretung, Koordination) übernimmt. Die Anbieterin führt alle Beteiligten mit den ihnen zugewiesenen Rollen auf.
3.6 Subunternehmer
Sind zugelassen. Zieht die Anbieterin zur Leistungserfüllung Subunternehmer bei, übernimmt sie die Gesamtverantwortung. Sie führt alle beteiligten Subunternehmer mit den ihnen zugewiesenen Rollen auf.
3.7 Eignungskriterien
aufgrund der nachstehenden Kriterien:
Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Firmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise gemäss Ziffer 3.8 erfüllen, sind aufgerufen ein Angebot in CHF zu unterbreiten.
3.8 Geforderte Nachweise
aufgrund der nachstehenden Nachweise:
Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf die Offerte eingegangen.

EK1
Wirtschaftliche / Finanzielle Leistungsfähigkeit
Die Anbieterin verfügt über eine genügende wirtschaftliche / finanzielle Leistungsfähigkeit, um den Auftrag erfüllen zu können.
Die Anbieterin bestätigt, dass sie auf Verlangen der Vergabestelle nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag folgende Belege einreicht:
- aktueller Handelsregisterauszug, nicht älter als 3 Monate; sowie
- aktueller Betreibungsregisterauszug, nicht älter als 3 Monate

EK2
Erfahrung
Die Anbieterin verfügt über genügend Erfahrung in Projekten im Zusammenhang mit ordentlichen Revisionen unter Beachtung von PS 240, die mit dem vorliegenden Auftrag hinsichtlich Umfang und Komplexität vergleichbar sind. Sie weist diese Erfahrung anhand von vier Referenzen aus den letzten zwei Jahren nach.
Referenzauskünfte über von der Anbieterin für den Bund realisierte Projekte werden nur zugelassen, wenn die aufgeführten Referenzpersonen jeweils schriftlich ihre Zustimmung zur Auskunftserteilung gegeben haben.

EK3
Zulassung der Eidgenössischen Revisionsaufsichtsbehörde
Die Anbieterin hat über eine Zulassung für Revisionsdienstleistungen der Eidgenössischen Revisionsaufsichtsbehörde (RAB) zu verfügen.

EK4
Personelle Ressourcen
Die Anbieterin verfügt über die nötigen personellen Ressourcen, um den Auftrag wie im Pflichtenheft umschrieben zu erfüllen, und stellt eine ausreichende Stellvertretung sicher.

EK5
Ansprechpersonen
Die Anbieterin verfügt über eine Ansprechperson (SPOC), die bei der Eskalation von Problemen im Zusammenhang mit dem Auftrag zuständig ist und den Entscheid herbeiführen kann.

EK6
Sprachkenntnisse der Schlüsselpersonen
Die Anbieterin ist bereit, Schlüsselpersonen einzusetzen, die in deutscher (Niveau C1) und französischer Sprache (Niveau B1) kommunizieren und die Projektergebnisse und Dokumentationen in deutscher Sprache erstellen und abliefern können.

EK7
Personensicherheitsprüfung
Die Anbieterin gibt der Vergabestelle die zum Einsatz vorgesehenen Personen namentlich bekannt. Diese Personen können nach Abschluss des Beschaffungsvertrages einer Personensicherheitsprüfung gemäss der Verordnung über die Personensicherheitsprüfungen (PSPV, SR 120.4) unterzogen werden. Nähere Informationen sind unter www.aios.ch zu finden.

EK8
Ersatz von Mitarbeitenden
Die Anbieterin verpflichtet sich, bei Vorliegen von wichtigen Gründen die eingesetzten Mitarbeitenden in folgenden Fällen zu ersetzen:
Die Leistungen und der Einsatz der vom der Anbieterin zur Verfügung gestellten Personen werden durch die Vergabestelle beurteilt. Bei Abweichungen von den Anforderungen und Kriterien gemäss Pflichtenheft einschliesslich Anhängen wird die Anbieterin um eine Stellungnahme gebeten. Die Vergabestelle entscheidet anschliessend, ob die Anbieterin die mit der Ausführung des Auftrags betrauten Personen umgehend durch Personen zu ersetzen hat, die den Anforderungen entsprechen.
Im Rahmen der Ausführung des Auftrags können andere wichtige Gründe den Ersatz von Mitarbeitenden rechtfertigen, beispielsweise ein negatives Ergebnis der Personensicherheitsprüfungen des Bundes, eine Auflösung des Arbeitsverhältnisses, längere Ferienabwesenheiten, Unfälle, Krankheiten usw. Bei Eintritt eines solchen Ereignisses trägt die Anbieterin Sorge für den Ersatz durch eine Person mit gleichen Qualifikationen. Das Engagement in anderen Projekten der Anbieterin gilt dabei nicht als wichtiger Grund.

EK9
a) Einhaltung von Verfahrensgrundsätzen
Die Anbieterin bestätigt, dass er selber sowie die von ihm beigezogenen Dritten (Subunternehmer und Unterlieferanten) die Verfahrensgrundsätze gemäss "Selbstdeklarationsblatt" der Beschaffungskonferenz des Bundes BKB einhalten.
b) Zusätzlicher Nachweis der Einhaltung der Lohngleichheit von Frau und Mann
Anbieterinnen mit mehr als 50 Mitarbeitenden und deren Subunternehmen erster Stufe mit jeweils mehr als 50 Mitarbeitenden müssen zusätzlich zur Unterschrift auf dem Selbstdeklarationsblatt nachweisen, wie die Lohnpraxis überprüft wurde.

EK10
Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB)
- AGB für Dienstleistungsaufträge (Ausgabe März 2001; Stand Mai 2013)

EK11
Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Die Anbieterin ist bereit, den Vertragsentwurf in Anhang 8.5 des Pflichtenhefts vorbehaltlos zu akzeptieren.

EK12
Qualitätsmanagementsystem
Die Anbieterin verfügt über ein Qualitätssicherungssystem, das die Erfüllung der Ziele des Auftrags qualitativ sicherstellt.

EK13
Arbeitsorte
Die Anbieterin erklärt sich mit der Ausführung der Arbeiten an Arbeitsorten in der französischsprachigen Schweiz, in Bern oder in Zürich einverstanden.

EK14
Spesen
Die Anbieterin erklärt sich mit der Tatsache einverstanden, dass für die Dauer des geplanten Einsatzes keine Spesen ausbezahlt werden.
3.9 Zuschlagskriterien
aufgrund der in den Unterlagen genannten Kriterien
3.10 Bedingungen für den Erhalt der Ausschreibungsunterlagen
Kosten: keine
3.11 Sprachen für Angebote
Deutsch
Französisch
3.12 Gültigkeit des Angebotes
180 Tage ab Schlusstermin für den Eingang der Angebote
3.13 Bezugsquelle für Ausschreibungsunterlagen
unter www.simap.ch
Telefon:
Fax:
E-Mail:
URL:
Ausschreibungsunterlagen sind verfügbar ab: 28.07.2016
Sprache der Ausschreibungsunterlagen: Deutsch, Französisch
Weitere Informationen zum Bezug der Ausschreibungsunterlagen: Sie können die Unterlagen online von der elektronischen Plattform www.simap.ch, Rubrik "Öffentliches Beschaffungswesen, Ausschreibungen Bund" herunter laden. Dazu müssen Sie sich im Projekt registrieren und können anschliessend mit Login und Passwort, welches Sie per E-Mail erhalten, die gewünschten Unterlagen downloaden. Es steht auch ein Frageforum zur Verfügung.

4. Andere Informationen
4.1 Voraussetzungen für nicht dem WTO-Abkommen angehörende Länder
keine
4.2 Geschäftsbedingungen
Geschäftsabwicklung gemäss den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes für Dienstleistungsaufträge (Ausgabe März 2001, Stand Mai 2013).
Abrufbar unter www.bbl.admin.ch - Rubrik Dokumentation - AGB
4.3 Verhandlungen
Bleiben vorbehalten. Die Vergabestelle führt keine Preisverhandlungsrunden durch. Nur falls besondere Umstände wie die Klärung oder Konkretisierung der Anforderungen es erfordern und die Vergabestelle mit der Einladung zu allfälligen Verhandlungen es ausnahmsweise ausdrücklich zulässt, erhalten die Anbieter Gelegenheit die Preise anzupassen.
4.4 Verfahrensgrundsätze
Der Auftraggeber vergibt öffentliche Aufträge für Leistungen in der Schweiz nur an Anbietende, welche die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen und der Arbeitsbedingungen für Arbeitnehmer/innen sowie die Lohngleichheit für Mann und Frau gewährleisten.
Wird die Leistung im Ausland erbracht, so hat der/die Anbietende zumindest die Einhaltung der Kernübereinkommen der Internationalen Arbeitsorganisation nach Anhang 2a VöB zu gewährleisten.
Das Selbstdeklarationsblatt der Beschaffungskonferenz des Bundes (BKB) "Selbstdeklaration der Anbieterin bzw. des Anbieters betreffend die Einhaltung von sozialen Mindestvorschriften" ist unterzeichnet dem Angebot beizulegen.
4.5 Sonstige Angaben
Vorbehalten bleiben die Beschaffungsreife des Projektes sowie die Verfügbarkeit der Kredite.

Die Vergabestelle behält sich vor, zugeschlagene Leistungen auch zugunsten weiterer Bedarfsstellen innerhalb der Bundesverwaltung erbringen zu lassen sowie, die als Optionen definierten Leistungen ganz, teilweise oder gar nicht zu beziehen.

Bezugsregelung: Bei den im Anhang 8.4 (Preisblatt) genannten Mengen handelt es sich um ein Gerüst im Sinne von geschätzten Volumen aufgrund von Erfahrungszahlen. Sie erfüllen im Besonderen auch den Zweck der Herstellung der Vergleichbarkeit der Angebote. Die Anbieterinnen haben keinen Anspruch darauf, die angegebenen Volumen in vollem Umfang zu erbringen; die Leistungen werden nach Bedarf der Vergabestelle in Anspruch genommen.

Ausschreibungsunterlagen sind in deutscher und französischer Sprache erhältlich. Bei widersprüchlichen Aussagen ist die deutsche Version bindend.
4.6 Offizielles Publikationsorgan
www.simap.ch
4.7 Rechtsmittelbelehrung
Gegen diese Publikation kann gemäss Art. 30 BöB innert 20 Tagen seit Eröffnung schriftlich Beschwerde beim Bundesverwaltungsgericht, Postfach, 9023 St. Gallen, erhoben werden. Die Beschwerde ist im Doppel einzureichen und hat die Begehren, deren Begründung mit Angabe der Beweismittel sowie die Unterschrift der beschwerdeführenden Person oder ihrer Vertretung zu enthalten. Eine Kopie der vorliegenden Publikation und vorhandene Beweismittel sind beizulegen.

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Alle Daten und Verweise sind ohne Gewähr und haben keinerlei Rechtswirkung. Dies ist keine amtliche Veröffentlichung. Massgebend sind die vom seco mit einer elektronischen Signatur versehenen SHAB-Daten.