Administrative Unterstützung PCS - Bewirtschaftung des Archivs Interlaken


3791013 SIMAP - 21.08.2013
Grund: Öffentliches Beschaffungswesen (Ausschreibung - Quelle: SIMAP)
- Verfahrensart:  Offenes Verfahren
- Auftragsart:  Dienstleistungsauftrag
- Dem WTO-Abkommen unterstellt:  Ja

1. Auftraggeber
1.1 Offizieller Name und Adresse des Auftraggebers
Bedarfsstelle/Vergabestelle
armasuisse
Beschaffungsstelle/Organisator
armasuisse Immobilien
Florence Ecklin Fankhauser
Blumenbergstrasse 39
3003 Bern
Schweiz
Telefon: +41 31 323 20 20
Fax: +41 31 324 15 61
E-Mail:
URL: www.armasuisse.ch
1.2 Angebote sind an folgende Adresse zu schicken
Adresse gemäss Kapitel 1.1
1.3 Gewünschter Termin für schriftliche Fragen
06.09.2013
Bemerkungen: Es werden keine mündlichen Auskünfte erteilt. Fragen zur vorliegenden Ausschreibung sind schriftlich (bevorzugt per E-Mail) bis zum 06.09.2013 einzureichen an: Frau Michèle Bichsel (michele.bichsel@bsb-partner.ch; BSB+Partner, Leutholdstrasse 4, CH-4562 Biberist, Fax: +41 32 671 22 00).
Fragen, die verspätet eintreffen, können nicht mehr beantwortet werden. Die Fragen und Antworten werden allen Bewerbern, welche die Ausschreibungsunterlagen über simap.ch bezogen haben, zugesandt. Die Fragesteller bleiben anonym.
1.4 Frist für die Einreichung des Angebotes
Datum: 01.10.2013
Formvorschriften: Die schriftlichen Angebote müssen spätestens am letzten Tag der Frist - 01.10.2013 - bei armasuisse Immobilien eingereicht oder zu deren Händen der Schweizerischen Post (Poststempel 01.10.2013, A-Post) übergeben werden.
Angebote, die nicht fristgerecht aufgegeben wurden, werden nicht berücksichtigt.
Das Angebot ist verschlossen mit dem Stichwort: "Administrative Unterstützung Bewirtschaftung Archiv Interlaken. Umschlag darf nicht geöffnet werden." einzureichen.
Das vollständige, unterzeichnete Angebot ist 3-mal in Papierform (1 Exemplar mit Orignialunterschriften und 2 Farbkopien) und einmal digital (inkl. Unterschriften) auf einer CD im pdf-Format einzureichen (Teil C und Beilagen).
1.5 Art des Auftraggebers
Bund (Zentrale Bundesverwaltung)
1.6 Verfahrensart
Offenes Verfahren
1.7 Auftragsart
Dienstleistungsauftrag
1.8 Gemäss GATT/WTO-Abkommen, resp. Staatsvertrag
Ja

2. Beschaffungsobjekt
2.1 Art des Dienstleistungsauftrages
Andere Dienstleistungen
Dienstleistungskategorie CPC: [27] Sonstige Dienstleistungen
2.2 Projekttitel (Kurzbeschrieb) der Beschaffung
Administrative Unterstützung PCS - Bewirtschaftung des Archivs Interlaken
2.4 Gemeinschaftsvokabular
CPV: 75130000 - Unterstützende Dienste für die öffentliche Verwaltung
2.5 Detaillierter Aufgabenbeschrieb
Mit der vorliegenden Ausschreibung sucht der Auftraggeber einen Anbieter, welcher die Bewirtschaftung des Archivs von armasuisse Immobilien in Interlaken übernimmt.
Beschrieb Modul 1 Archivbewirtschaftung:
Archivierung
- Archivierung von Plänen und Dokumenten in Papierform
- Archivierung von EDV-Daten mit der elektronischen Planverwaltungsapplikation PVA PRO.FILE
- Einlesen von EDV-Daten ins PRO.FILE System
- Hilfestellung bei grösseren Planabgaben
- Durchführung von Räumungsaktionen und Umzügen
Entklassifizierung
- Bearbeiten von TIF-Formaten mit der von ar Immo zur Verfügung gestellten Software
- Bearbeiten von DXF/DWG-Formaten mit dem betriebseigenen CAD-System
Bereitstellung
- Bereitstellung der gewünschten Pläne und Dokumente
- Bereitstellung von CD's für die jeweiligen Projektmanager, Immobilienbewirtschafter oder externe Ingenieurbüros
Ein- und Ausgangskontrollen
- Ein- und Ausgangskontrolle von Akten
- Sicherstellung des Betriebes mit Türöffnung und -Schliessung
Führen eines regelmässigen Inventars
Beschrieb Modul 2 Kurierdienst:
- Transporte von klassifizierten Akten zwischen dem Archiv Interlaken und den Räumlichkeiten von armasuissse Immobilien in Bern einmal wöchentlich
Beschrieb Modul 3 Allgemeine Hausdienste:
- Organisation und Überwachung der Reinigung
2.6 Ort der Dienstleistungserbringung
Interlaken, untertags
2.7 Aufteilung in Lose?
Nein
2.8 Werden Varianten zugelassen?
Ja
Bemerkungen: Der Auftraggeber erachtet die Einbringung von Varianten beim vorliegenden Auftrag nicht für sinnvoll. Es steht dem Anbieter jedoch frei zusätzlich zum vorgesehenen Grundangebot ein weiteres Angebot gemäss Teil B für Varianten einzureichen.
2.9 Werden Teilangebote zugelassen?
Nein
Bemerkungen: Teilangebote sind nicht zugelassen, es sind alle drei Module anzubieten.
2.10 Ausführungstermin
Bemerkungen: Der Auftrag wird voraussichtlich von ca. 2014 bis ca. 2018 dauern.
Die Erteilung der Aufträge erfolgt unter Vorbehalt der Kreditfreigabe, nachgewiesener Notwendigkeit und genügender Leistung des Anbieters gemäss Ziff. 11 des beige-schlossenen Vertrages für Dienstleistungen (siehe Teil A, Anhang 1).

3. Bedingungen
3.1 Generelle Teilnahmebedingungen
keine
3.2 Kautionen / Sicherheiten
keine
3.3 Zahlungsbedingungen
Der Auftraggeber leistet die Zahlungen innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung.
3.4 Einzubeziehende Kosten
All die zur Leistung gehörenden Kosten sind einzubeziehen. Der Anfahrtsweg zum Arbeitsplatz (Archiv Interlaken) wird nicht vergütet.
3.5 Bietergemeinschaft
Bietergemeinschaften sind zugelassen, jedoch aus maximal 2 Firmen bestehend.
3.6 Subunternehmer
nicht zugelassen
3.7 Eignungskriterien
aufgrund der nachstehenden Kriterien:
E1: Betriebssicherheitserklärung
Der Anbieter muss eine gültige Betriebssicherheitserklärung besitzen oder einwilligen, eine Betriebssicherheitsprüfung ab Einreichung des Angebots umgehend durchführen zu lassen.
Nachweis: Die gültige Betriebssicherheitserklärung ist dem Angebot beizulegen oder der Anbieter willigt schriftlich ein, eine Betriebssicherheitsprüfung ab Einreichung des Angebots umgehend durchführen zu lassen (Deklaration gemäss Teil C, Kapitel 2.1).
E2: Personensicherheitsprüfung
Die Schlüsselpersonen müssen eine gültige Personensicherheitsprüfung (gemäss Art. 11c) besitzen oder einwilligen, eine solche ab Einreichung des Angebots umgehend durchführen zu lassen.
Nachweis: Die gültigen Personensicherheitsprüfungen aller am Projekt beteiligten Mitarbeiter des Anbieters sind dem Angebot beizulegen oder jeder am Projekt beteiligten Mitarbeiter willigt schriftlich ein, eine Personensicherheitsprüfung ab Einreichung des Angebots umgehend durchführen zu lassen (Deklaration gemäss Teil C, Kapitel 2.2).
E3: Personelle Ressourcen
Der Anbieter muss über genügend personelle Ressourcen verfügen, um den Auftrag ausführen zu können.
Nachweis: Der Anbieter hat im Teil C die Mitarbeiterkapazitäten nach Treu und Glauben anzugeben. Der Anbieter muss über mindestens 10 qualifizierte Mitarbeiter verfügen. Ebenfalls ist zu bestätigen, dass die notwendigen personellen Ressourcen für die Erbringung der ausgeschriebenen Leistungen bereitstehen, und zu begründen, wie Mehrleistungen bewältigt werden und wie ein Leistungsabbau intern oder Arbeitsbeschleunigungen gehandhabt werden.
E4: Firmenreferenzen
Der Anbieter muss Erfahrung in den ausgeschriebenen Tätigkeitsfeldern nachweisen können.
Nachweis: Im Teil C ist ein in Archivbewirtschaftung mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbares Referenzprojekt anzugeben. Die Referenz muss mit der Komplexität der ausgeschriebenen Leistungen (siehe Leistungsbeschrieb Teil B) vergleichbar und nicht älter als 10 Jahre (2003 oder später) sein.
E5: Sprachkenntnisse
Die Arbeitssprache ist Deutsch. Die Projektmitarbeitenden verfügen demzufolge über sehr gute Deutschkenntnisse (Wort und Schrift) sowie gute Kenntnisse (Wort) einer zweiten Landessprache (f/i).
Nachweis: Die Deklaration der Beherrschung der geforderten Sprachen ist im Teil C abzugeben.
E6: EDV-Kompatibilität
Zur Entklassifizierung von CAD-Plänen hat der Anbieter den Nachweis zu erbringen im Besitz einer CAD-Software zu sein. Die Software muss dem Anbieter ermöglichen die Dateiformate dwg/dxf lesen sowie bearbeiten zu können.
Nachweis: Der Anbieter weist in Teil C seine CAD-Software aus oder erklärt sich bereit auf eigene Kosten eine entsprechende CAD-Software anzuschaffen und die Schlüsselpersonen in deren Benutzung zu schulen.
3.8 Geforderte Nachweise
aufgrund der nachstehenden Nachweise:
Alle unter Punkt 3.7 erwähnten Nachweise für die Eignungskriterien.
3.9 Zuschlagskriterien
aufgrund der nachstehenden Kriterien
 Z1Preisangebot: Gewichtung 40%
 Z2 Erfahrungsnachweis und Qualifikation der eingesetzten Schlüsselpersonen: Gewichtung 40%
 Z3 Präsentation durch die Schlüsselpersonen: Gewichtung 20%
3.10 Bedingungen für den Erhalt der Ausschreibungsunterlagen
Anmeldung zum Bezug der Ausschreibungsunterlagen erwünscht bis: 30.09.2013
Kosten: keine
3.11 Sprachen für Angebote
Deutsch
3.12 Gültigkeit des Angebotes
6 Monate ab Schlusstermin für den Eingang der Angebote
3.13 Bezugsquelle für Ausschreibungsunterlagen
unter www.simap.ch
Telefon:
Fax:
E-Mail:
URL:
Ausschreibungsunterlagen sind verfügbar ab: 21.08.2013 bis 30.09.2013
Sprache der Ausschreibungsunterlagen: Deutsch

4. Andere Informationen
4.1 Voraussetzungen für nicht dem WTO-Abkommen angehörende Länder
keine
4.2 Geschäftsbedingungen
Es gelten die in den Ausschreibungsunterlagen enthaltenen allgemeinen Geschaftsbedingungen für Dienstleistungen der armasuisse.
4.3 Verhandlungen
bleiben vorbehalten
4.4 Verfahrensgrundsätze
Der Auftraggeber vergibt öffentliche Aufträge für Leistungen in der Schweiz nur an Anbieterinnen und Anbieter, welche die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen und der Arbeitsbedingungen für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen sowie die Lohngleichheit für Mann und Frau gewährleisten.
4.5 Sonstige Angaben
- 1. Der Zuschlag erfolgt nach der Genehmigung des Vergabeantrags durch das Vergabegremium der armasuisse Immobillien und unter dem Vorbehalt der Kreditgenehmigung durch das finanzkompetente Organ des Bundes. Der Auftraggeber behält sich vor, den Auftrag nicht zu vergeben, sollte keiner der Anbieter die Punktzahl von 200 (vom Auftraggeber festgelegte, minimale Punktzahl) erreichen.
- 2. Die Ausarbeitung der Angebote wird nicht vergütet. Die Angebotsunterlagen bleiben im Besitz der armasuisse Immobilien.
- 3. Die Öffnung der Angebote ist nicht öffentlich.
- 4. Willigt die zu prüfende Person (Personensicherheitsprüfung) oder Firma (Betriebssicherheitsüberprüfung) nicht in die
Sicherheitsprüfung ein oder besteht sie die Überprüfung nicht, kann der Auftrag nicht erteilt werden.
- 5. Es wird kein Teuerungsausgleich während der vorgesehenen 5 Mandatsjahre gewährt.
- 6. Das dargestellte Mengengerüst (Teil B) der Arbeitsstunden ist eine Schätzung. Daraus können keinerlei Ansprüche
abgeleitet werden.
- 7. Die Leistungen dieser Ausschreibung werden in der Regel alle fünf Jahre neu ausgeschrieben. Die Vergabstelle behält sich vor, bei der nachfolgenden Ausschreibung dieses Leistungspakets die Frist zur Angebotseinreichung von 40 auf 24 Tage zu verkürzen.
-8. Für die Zeit der Vertragsdauer muss der Betreiber/Anbieter im Besitz einer gültigen Betriebsbewilligung für den Personalverleih sein (Bundesgesetz über die Arbeitsvermittlung und den Personalverleih vom 06.10.1989).
4.6 Offizielles Publikationsorgan
www.simap.ch
4.7 Rechtsmittelbelehrung
Gegen diese Publikation kann gemäss Art. 30 BöB innert 20 Tagen seit Eröffnung schriftlich Beschwerde beim Bundesverwaltungsgericht, Postfach, 9023 St. Gallen, erhoben werden. Die Beschwerde ist im Doppel einzureichen und hat die Begehren, deren Begründung mit Angabe der Beweismittel sowie die Unterschrift der beschwerdeführenden Person oder ihrer Vertretung zu enthalten. Eine Kopie der vorliegenden Publikation und vorhandene Beweismittel sind beizulegen.

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